December 2022

Reglerna för att leverera pappershandlingar till Regionarkivet har uppdaterats och förenklats. Målet med de nya reglerna är att pappershandlingar skapade fram till och med 2018-12-31 lättare ska kunna ordnas och överlämnas till Regionarkivet.

Efter leverans övergår ansvaret för förvaltningen av den arkiverade informationen till Regionarkivet, som både har specialanpassade arkivlokaler och specialistkompetens att förvalta information över tid. Information skapad från och med 2019-01-01 (eller det datum då myndigheten införde VIR) ska i huvudsak levereras digitalt. Genom att leverera pappershandlingarna till Regionarkivet kan Region Stockholms myndigheter frigöra lokaler samt ekonomiska och personella resurser.

Sammanfattningsvis innebär de förenklade reglerna vid leverans av pappershandlingar att det ställs lägre krav på plockgallring och förkortade tidsfrister för att få överlämna handlingarna till Regionarkivet.

Välkomna att höra av er till leveransfunktionen för mer information.

En ny EU-förordning har trätt i kraft, Prövningsförordning 536/2014, som gäller från och med den 1 januari 2022. Med anledning av den nya förordningen har Regionarkivet uppdaterat nuvarande bevarande- och gallringsplan angående läkemedelsprövning.

För att tydliggöra att förordningen påverkar bevarandetiden för läkemedelsprövningar har inledningen i bevarande- och gallringsplanen utökats med ett avsnitt om läkemedelsstudier och en ny handlingstyp, ”läkemedelsstudier” lagts till.

Under en övergångsperiod som sträcker sig från den 1 februari 2023 till den 31 januari 2025 kommer två uppsättningar av regler att gälla för läkemedelsprövningar. För läkemedelsprövningar som påbörjas innan 31 januari 2023 enligt EU-direktiv 2001/20/EG, ska forskningshandlingar arkiveras i 10 år. För läkemedelsprövningar som påbörjas efter 1 februari 2023 enligt EU-förordning EU 536/2014, ska forskningshandlingar arkiveras i 25 år.

Den uppdaterade planen ska beslutas i nämnd i december och börjar gälla 1 februari 2023. Den reviderade planen kommer att läggas upp på Regionarkivets webbplats i månadsskiftet januari-februari.

Den 18 november hade Regionarkivet besök från Riksarkivet för att visa hur Region Stockholm arbetar med e-arkiv. Besöket var en del av Riksarkivets projekt TYDIG (Tydliggöra nuvarande metodik/stöd kring långsiktigt bevarande av digital information) som bevakar metoder för regioner i sina uppdrag som digitala arkivmyndigheter. På agendan stod hur Regionarkivets e-arkivmiljö är konstruerad, hur den interagerar med andra funktioner, hur leveranser till e-arkivet fungerar samt vilka styrande dokument för digitalt bevarande som finns inom Region Stockholm.

Ett informations- och kunskapsutbyte gällande EU:s initiativ (EARK-projektet och CEF eArchiving Building Block) kring leveransspecifikationer och i synnerhet paketformat stod också på agendan. Detta för att belysa hur olika organisationer ser på EARK-lösningarna och möjligheterna att nyttja resultaten från EU-projekten.

Vem låg bakom en mängd fall av kaninmord i Stockholmstrakten under 1910-talets början? Vad var den ursprungliga planen för spökstationen Kymlinge? Och vad hände egentligen med den drogsamling som hittades på Sabbatsbergs sjukhus på 1940-talet?

Arkiven kan avmystifiera händelser och skeenden som höljts i dunkel eller förvrängts genom hörsägen längs vägen. Arkiven hjälper oss att minnas vad som hänt och att gå tillbaka till källorna. Till Arkivens dag den 12 november gjordes en digital utställning på Regionarkivet med årets tema "Myter och mysterier". I utställningen tittar vi närmare på några intressanta fynd och hoppas att det ska locka till forskning i Regionarkivets arkiv.

Den 29 november träffades arkivarier inom Region Stockholm i Landstingshuset för att diskutera och dela med sig av aktuella nyheter inom arkiv- och informationsområdet. Ämnen som bland annat togs upp; hur digital information lämnas ut på ett säkert sätt, vad som är på gång beträffande bevarande- och gallringsplaner samt de nya reglerna för att överlämna pappershandlingar till Regionarkivet.

Nästkommande arkivarieträff äger rum under våren 2023.

Nedan bjuder vi på ett litet axplock ur Regionarkivets bestånd. Bilden visar spisordningen, det vill säga vilken mat som serverades till patienter och personal på Stockholms Hospital julen 1922. 

Under 2022 har utbildningen "Kurs i informationshantering och arkiv" givits vid två tillfällen med sammanlagt 21 deltagare.

Till våren blir det nya utbildningstillfällen. Information om när och var utbildningarna äger rum kommer att meddelas på Regionarkivets webbplats i februari.

Våra medarbetare har även hållit i momentet "Hantering av allmänna handlingar" under utbildningen av nyanställda inom Regionledningskontoret samt utbildat personal vid Region Stockholms myndigheter. Webbutbildningen ”Att hantera information inom Region Stockholm” har under hela året funnits på Lärtorget.

Om du har frågor om våra utbildningar är du välkommen att kontakta Peder Fallenius.

Regionarkivet har leveransstopp för arkivleveranser under tiden 15 december 2022 till 11 januari 2023.

Regionarkivet önskar er alla en riktigt god jul och ett gott nytt år!

Regionarkivet

Telefon: 08-123 188 00, tisdag, onsdag och torsdag 9:30-10:30

Beställning ur arkiv sker via våra e-tjänster som är
ett säkert och snabbt sätt att beställa på.