Juni 2022

En revidering har gjorts vad beträffar bevarande och gallring av handlingstypen ”Begäran enligt EU:s dataskyddsförordning 2016/670" (artiklarna 15-21), som avser begäran om registerutdrag, rättelse, radering, begränsning, dataportabilitet, underrättelse samt anmälningsskyldighet. Revideringen innebär att en begäran som fått avslag och har överklagats ska bevaras. Detta till skillnad från en begäran som bifallits, då ska gallring utföras efter två år.

Det som har förtydligats är att inskannad bevarandeinformation ska vara möjlig att konvertera till något format som är godkänt för slutarkivering enligt Regionarkivets formatspecifikation. Detta till skillnad från inskannad gallringsbar information, som inte behöver konverteras till något godkänt format för slutarkivering. Texten om inskannade handlingar står med i flera av Regionarkivets generella bevarande- och gallringsplaner.

I februari lanserade Regionarkivet en e-tjänst som innebär att allmänna handlingar som omfattas av sekretess kan lämnas ut via digital post på ett säkert sätt. Tjänsten erbjöds först i mindre skala till privatpersoner som beställer egen eller anhörigs patientjournal.

Numera finns ovan beskrivna e-tjänst även tillgänglig för regionens verksamheter. Beställningen görs via Regionarkivets e-tjänst där det går det att välja digitala kopior. När kopiorna är klara för avhämtning skickas ett meddelande och mottagaren kan därefter legitimera sig med SITHS-kortet för att få ta del av handlingarna. 

Riksarkivet har hand om Nationella arkivdatabasen (NAD). Där publiceras arkivförteckningar från Riksarkivet men även förteckningar och information om arkiv från hela landet, till exempel kommunarkiv, regionarkiv, föreningsarkiv och näringsarkiv.

Regionarkivet Stockholm publicerade arkivförteckningar i NAD första gången i december år 2018. För närvarande pågår ett arbete med att uppdatera Regionarkivets information i NAD, vilket i fortsättningen kommer att ske varje år. För att söka efter Regionarkivets arkivbestånd, välj Regionarkivet Region Stockholm i rullgardinsmenyn under ”Förvarande institution”. För de som har tillgång till Region Stockholms intranät finns det också möjlighet att söka direkt i Regionarkivets databas Visual Arkiv (logga in på Regionarkivets webbplats, gå vidare till "Sök i arkivet" och välj "Visual Arkiv SLL").

För att möjliggöra leveranser av Regionarkivets information till NAD har en så kallad NADomat tagits fram. Den gör att rätt information levereras och att information som t.ex. är under uppdatering inte tas med till NAD. Om era myndigheter har levererat information till Regionarkivet får ni gärna söka efter informationen i NAD och rapportera till Regionarkivet om ni upptäcker något som inte stämmer. 

Under våren mottog Region Stockholm en rapport från Boverket för yttrande. Rapporten innehöll ett förslag på en definition av elektroniska original samt förslag på hur långtidsbevarande av digitala detaljplaner kan genomföras. En hantering som på sikt även föreslås gälla regionplaner och översiktsplaner.

Förslaget innebär i korthet att arkivansvaret för att långtidsbevara digitala detaljplaner ska övergå till staten. På sikt ska det även gälla regionplaner och översiktsplaner. Region Stockholm föreslår istället att syftet med den centralt tillhandahållna databasen ska vara tillgängliggörande. Ansvaret att långtidsbevara digitala detaljplaner ska däremot kvarstå hos respektive arkivbildare, som kommuner och regioner.

Region Stockholm anser även att förslaget behöver kompletteras och förtydligas. I rapporten föreslås exempelvis inga särskilda format, varken beständiga eller arkivbeständiga. Det finns dessutom oklarheter för hur export av information ska gå till, hur informationens autenticitet ska kunna säkerställas och eventuell rätt att avhända sig allmän handling och därmed kunna överföra arkivansvar.

Region Stockholm föreslår att regionplaner tas bort ur förslaget i nuläget, men anser att det är positivt att en gemensam modell arbetas fram inom det utvecklingsarbete som Boverket har bjudit in till.

Regionarkivet har berett ärendet med stöd av Regionledningskontoret, Trafikförvaltningen och Förvaltningen för utbyggd tunnelbana. Beslut gällande remissyttrandet har fattats av kulturnämnden.

Efter att restriktionerna, som tillkom i samband med covid-19, har upphört att gälla är det åter igen möjligt för Regionarkivet att ta emot grupper för studiebesök. I slutet av maj fick Regionarkivet besök av arkivstudenter från Södertörns Högskola. Studenterna fick bland annat en rundvandring i arkivdepåerna, göra sökningar i arkiven samt en genomgång av hur vi på Regionarkivet förtecknar arkiv i beståndsregister och arkivredovisningssystem. Dessutom blev det ett intressant samtal om vilka kompetenser Regionarkivet behöver inför framtiden.

Är du och din verksamhet intresserade av att veta mer om Regionarkivet och dess verksamhet? Hör i så fall av dig till Peder Fallenius för bokning av studiebesök.

Nätverket för arkivarier inom Region Stockholm träffades på Regionarkivet den 9 juni. Det var första gången på länge som nätverket kunde träffas på plats och inte på Teams. Tjugofem personer var närvarande för att ta del av information från Regionarkivets enheter, delta i diskussioner och inte minst mötas för att samtala och samverka. Vill du ha mer information om vad som avhandlades under träffen går det bra att kontakta Peder Fallenius.

Under hösten kan du gå Regionarkivets utbildning i informationshantering och arkiv. Utbildningen ger dig grundläggande och övergripande kunskaper om offentlighet och sekretess samt hantering av information och arkivvård. Regionarkivet kan återigen erbjuda utbildningen på plats i Landstingshuset. Datum för utbildningstillfällen hittar ni på Regionarkivets webbplats i början av september. Anmälan görs via anmälningsformuläret på Regionarkivets webbplats.

Regionarkivet

Telefon: 08-123 188 00, tisdag och torsdag 9:30-11:00

Beställning ur arkiv sker via våra e-tjänster som är
ett säkert och snabbt sätt att beställa på.